Restauración de Versiones Anteriores: Capacidad para restaurar versiones anteriores de un documento en caso de errores o cambios no deseados.
La utilidad de su implementación en las organizaciones no solo radica en el hecho de poder establecer un procedimiento de trazabilidad y control de la información, sino también de que todos los interesados puedan tener acceso a la misma, de manera práctica y sencilla.
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Ahora que conoces la importancia de una buena gestión documental, y los peligros de descuidarla, es hora de conocer las mejores herramientas para poner en práctica este Handle.
Trabajo colaborativo que permite el flujo de información entre usuarios sin importar donde se encuentran ni el dispositivo que usan. Se crean espacios de trabajo que permiten trabajar en equipo.
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De esta forma posteriormente se pueden acceder, ver, cambiar y compartir. La empresa deja de perder horas de tiempo precioso buscando en carpetas y archivadores para localizar un documento.
Disponibilidad Constante: Un DMS basado en la nube ofrece acceso constante a los Gestión de Documentos documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que haya una conexión a Net, lo que es especialmente útil para empleados remotos o en movimiento.
La gestión de permisos y accesos es esencial para garantizar la seguridad y la privacidad de los documentos. Las funcionalidades incluyen:
Almacenamiento seguro: Se refiere a la utilización de sistemas que aseguran la protección fileísica y digital de los documentos.
La integración con otros sistemas es basic para asegurar la interoperabilidad y la eficiencia en el flujo de trabajo. Las capacidades de integración incluyen:
Los DMS on-premise son sistemas instalados y gestionados en los servidores locales de la organización. Este enfoque también tiene sus propias ventajas y desventajas:
La gestión documental es esencial para garantizar que los archivos de una empresa estén correctamente organizados y sean fileácilmente accesibles cuando se necesiten.